第２回（最終回）　スキャナ保存による企業のメリット

　スキャナ保存による企業のメリットには以下のようなものがあります。
　主に保管コストのメリットばかりが注目されがちですが、実際には監査や問い合わせ対応といったコストの削減が大きなメリットになると思われます。

1. 監査(外部監査・内部監査)・社内問合せメリット
2. 税務調査分野でのメリット
3. 保管コスト・運送コスト面でのメリット

１．監査(外部監査・内部監査) ・社内問合せメリット

　スキャナ保存制度を活用すれば、証憑と帳簿が紐づけされます。
　従来であれば伝票や元帳を監査し、その後証憑を探すといったことが必要でしたが、仕訳と証憑が同時に確認できるようになるため、検索・問い合わせへの対応が大幅に改善されます(10倍の効率化になり、作業工数が85％カットされた事例もあるといわれています)。
　紙での作業でなくなるため、例えば育児休業中の経理担当社員が自宅でクラウドにアクセスし、仕訳のチェックや社内問合せ対応をすることも考えられます。人材不足の中、働き方の効率化による人材確保というメリットが大きくクローズアップされる可能性があります。
　また、将来的には決算整理仕訳の基礎資料(EXCEL/WORD)や税効果計算シートを仕訳と一緒に証憑として添付することで、決算作業の効率化や属人化の防止にもつながることが期待されます。

２．税務調査分野でのメリット

(1) 企業のメリット

　タックスコンプライアンスが強化された企業の場合には、既に調査間隔の延長や調査日数の短縮などのメリットを享受している企業も散見されています。スキャナ保存の導入によって、今後その傾向はより強まることになるでしょう。

①「スキャナ保存制度」導入前（従来）の税務調査

　大量の書類の運搬等の準備や調査官とのコピー対応、証憑の捜索など多数の調査対応に時間が必要でした。

②「スキャナ保存制度」導入後

　PCとプリンタさえ用意しておけば、調査官が帳簿で検索した際に紐づけされた証憑をそのまま印刷すればよいため、税務調査官への対応も必要がなくなります。
　税務調査官側も、手待ち時間等が不要となるため、相互に効率化＝時間短縮が図られることになります(事前準備・コピー対応・後片付け等の業務だけで95％の業務工数の削減効果があった企業もあるようです)。

(2) 税務当局のメリット

　「電子帳簿保存により、企業サイドのみならず、税務当局の事務効率化も図るよう、電子保存を促進する観点で法を見直すべき」（注）とされており、税務調査においても、税務当局の情報収集・分析機能の強化につながり、タックスコンプライアンスの向上につながるものと期待されています。
　(注)「IT関連の規制改革事項について」(平成25年12月20日 規制改革会議)

　なお、IT技術の進化に伴い、税務調査についても以下のような変化が予想されます。

３．保管コスト・運送コスト面でのメリット

　各営業所からの本社への運搬コストについても、大幅に削減されることになります。また、本社における保管倉庫コスト・事務所等のキャビネットやその家賃等についても大幅に削減されます。(保管運送コストは数千万円～数億円の削減になると思われます)。さらに、紙での保管ではなくなるため、紛失リスクの削減等にもつながることになると思います。

●文書の電磁的保存等によって期待される効果

出展：文書の電磁的保存等に関する検討委員会「文書の電子化の促進に向けて」