申請・手続きに次いで今後、急速なデジタル化の進展が見込まれるのが「処分通知等」です。すでに東京都が全庁で活用を進めるほか、神戸市や徳島県では対象を絞って導入するなど、その動きは全国に広まっています。ここでポイントとなるのが「電子署名」です。

　電子署名は「電子署名及び認証業務に関する法律」の下に運用されており、同法第二条で次のように定義されています。
◯当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること
◯当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること
　つまり、電子署名とは電子文書が〈誰によって作成され〉かつ〈電子署名以降、改変されていない〉ことを証明するための仕組みです。電子署名を行うには電子証明書が必要です。地方公共団体職員が安全に電子文書をやりとりするための電子証明書として、地方公共団体組織認証基盤（ＬＧＰＫＩ）が「職責証明書」を発行しています。

〝有効期限切れ〟に注意

　電子署名が作成者の〈本人性〉と文章の〈非改ざん性〉を証明するのに対し、〈いつ作成されたか〉を証明するのが「タイムスタンプ」です。
　一般に電子証明書の有効期限は５年で、これを過ぎた場合、その電子署名は無効と判定されてしまいます。これを回避する仕組みが「長期署名」（ＰＡｄＥＳ）です。電子文書に電子署名とタイムスタンプを〝同時に付与〟することで、〈電子文書が作成された時点では、その電子署名が有効であった〉ことを10年間保証するため、有効期間のある処分通知等に有効です。

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　地方公共団体では日常的に膨大な量の処分通知等を発行しており、これがオンライン上で行えるようになれば住民・事業者の利便性向上はもちろん、職員の業務効率の面でも大きな効果が期待できます。
　ＴＫＣグループでは、安全・安心な処分通知等のデジタル化を支援する「ＳｋｙＰＤＦ」（株式会社スカイコム／サービス詳細はＱＲコードから）を提供するほか、「ＴＡＳＫクラウドスマート申請システム」に〈電子署名を付与した交付機能〉を搭載する──などに取り組んでいます。サービスの詳細は、それぞれ提供会社までお問い合わせください。（スカイコム代表取締役社長 川橋郁夫）

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