内部事務のＤＸ推進を支援するため、ＴＫＣでは市町村の文書管理事務（文書受領～収受～起案～決裁～施行～保管～移管、廃棄）のデジタル化を図る「ＴＡＳＫクラウド文書管理システム」を開発しています。今春、パイロット団体での稼働を開始しました。
　公文書管理法への対応に加えて、紙・電子文書の一元管理の実現、電子決裁による意思決定の迅速化やペーパレス化など、文書事務全体の効率化が期待できます。

三つのメニュー構成で
迷わず効率的な管理を実現

　文書管理システムでは、効率的な管理を実現するため職責に合わせたメニュー構成としています。

【担当者向けメニュー】
　文書の受領、収受、配布、起案、決裁、文書検索など事務の流れに合わせた担当者メニューを用意。利用者が〝迷わない〟配置としています。

【文書主任向けメニュー】
　各課で文書を管理する文書主任に特化したメニューを用意。「簿冊の管理（追加・修正・削除）」機能や「年度更新の支援」機能のほか、管理課を変更する〈移管〉〈引き継ぎ〉〈公文書館への引き渡し〉〈文書の廃棄〉などが行えます。

【システム管理者向けメニュー】
　文書番号や決裁ルート、簿冊管理で利用する分類基準表、保存期間、保存場所などを設定できます。
システムの特長的な機能は以下のとおりです。

1．文書作成支援

　作成中の文書の一時保存機能（複数案件可能）に加え、①作成済みの文書からの複写、②事前にシステムに登録した文例を選択して編集する──など文書作成にかかる負担軽減を図ります。

2．電子決裁

　回議先は、決裁区分に応じた決裁ルートの事前設定が可能です。また、案件に応じて決裁者の追加、削除、選択が容易に行えます。加えて、起案中の文書を〝誰が、いつ〟承認したのか進捗状況の確認も随時行えます。

3．電子決裁ポータル

　電子決裁基盤として「ＴＡＳＫクラウド公会計システム」なども含めた統合管理を実現。「電子決裁ポータル」により、システムを横断した決裁案件の一覧表示・確認ができるほか、一覧表示からの一括決裁なども可能となります。

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　ＴＫＣでは、今後、起案前の資料を管理する機能や、情報開示請求対応機能などの強化を図っていく計画です。ご期待ください。