宮崎第一信用金庫 様

貴金庫の沿革についてお聞かせください。

　創業の精神である「経営理念」（※）に沿って、1918（大正7）年から地域の皆さまとともに歩んでまいりました。地元からお預かりした資金は、地域の皆さまにお役立ていただくよう、常に共存共栄を目指し、地域に貢献したいと願っています。

（※）地域金融機関として、「中小企業の健全な発展」、「豊かな国民生活の実現」、「地域社会繁栄への奉仕」を当金庫の使命とし、良質な金融サービスを通じてお客様と地域社会に貢献する。

電子取引データの保存について、はじめに実施した準備事項を教えてください。

　当金庫における電子取引データの調査から始めました。経費支払いに関する請求書、領収書等の電子取引データについて確認したところ、各店舗では受領しておらず、本部のみで受領していることがわかりました。

　電子取引に該当する取引に目星を付け、本部の各部署の担当者を集めて打ち合わせを行いました。この一連の調査から打ち合わせまでは1週間程で終わりました。その後、「実はこれも電子取引でした」等の報告がありましたので、各部署に具体的な電子取引の事例を説明することが重要だったと、後になって思いました。

　当金庫では、メールに添付された請求書や、たくさんの信用金庫が利用している業務システムの支払い関連、その他警備会社や電気料金、店外ATM関連施設への支払いが電子取引に該当します。電子取引のボリュームは、現状は毎月約20件（2022年9月取材時点）ですが、電子化の流れで今後増加することが見込まれます。

システム導入の検討を始めた背景をお聞かせください。

　電子取引データ保存のためのシステムを導入しない場合には、当金庫のサーバーに電子取引データを保存し、事務処理規程や索引簿の作成が必要となります。また、訂正・削除の処理手続きを実施するにも申請書が必要となるため、運用面で負担が大きいと感じていました。また電子取引データの破損リスクも考慮し、自前で対応するよりも、専用のシステムを導入した方が安心かつ効率的と判断しました。また、システムを導入せずに電子取引データの保存に対応した場合、後からシステムを導入するとなった際の移行作業にも手間を要するため、最初からシステムで対応したいと考えました。

JIIMA認証の安心感とシンプルでわかりやすい操作性

システムの選定において重視したポイントをお聞かせください。

　システムの選定にあたっては、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の電子取引ソフト法的要件認証を取得していること、かつ、シンプルでわかりやすい操作性を備えている点を重視しました。当金庫がTKCの法人電子申告システム『ASP1000R』を利用していたこともあり、TKCの営業担当者に『インボイス・マネジャー』の紹介を依頼しました。

　実際に『インボイス・マネジャー』を見せてもらったところ、シンプルでわかりやすい操作性と、JIIMA認証を取得している安心できるシステムであることが実感できました。さらに、当金庫の電子取引の件数を踏まえても料金面は非常にリーズナブルでした。このくらいの料金であれば、自分たちでサーバーに保管して運用し、混乱するよりもシステム化したいと思い、導入に踏み切りました。導入作業はスムーズかつ短期間で完了し、すぐに本稼働できました。

本稼働後、実際に使ってみての感想をお聞かせください。

『インボイス・マネジャー』に電子取引データを保存するときの作業負担は少なく、また訂正、削除も簡易な操作で実施できます。さらに『インボイス・マネジャー』に保存した電子取引データの検索も容易に実施できるため、非常に満足しております。

　検索では、取引先名で検索するシーンが多いです。理由としては、毎月受領する請求書もあれば、3カ月に1回しか受領しない請求書もあり、毎月受領しない請求書については『インボイス・マネジャー』への保存を失念していないか不安になることがあるからです。取引先名で過去の一連の取引に漏れがないかをチェックするようにしています。

　また、保存した証憑データが一元的に管理されている点も良かったです。一つの画面で証憑データと記録項目（取引先・取引年月日・金額等）をまとめて確認できます。これはシステムを実際に使ってみないと気付かなかったメリットでした。当金庫のサーバーで運用した場合には、索引簿で検索後に、実際の証憑データは個々のファイルを開かないと確認できないため、手間のかかる作業になっていたと思います。

　とにかく操作が簡単で非常にわかりやすいシステムという印象で、マニュアルで調べることすら不要なくらい簡単に操作できます。そのため、今後、人事異動で当業務の担当が変わったとしても、何も心配なく引継げる仕組みを構築できました。

今後の展望をお聞かせください。

　2021年12月に税制大綱で電子取引データ保存の2年間の宥恕措置が公表されましたが、いずれ対応しなければならないことに変わりはありません。後回しにするほど大変になってしまうため、早めに対応して良かったと感じております。現在、『インボイス・マネジャー』で運用が安定しているため、2023年12月末の宥恕期間終了後も不安はないです。今後、電子取引データの件数が増加する可能性はありますが、『インボイス・マネジャー』の導入効果がより発揮されるのではないかと期待しています。