スキャナ保存 早わかりQ&A

スキャナ保存とは？

文書保存の負担軽減を図る観点から、紙で受け取った請求書や領収書などの書類を、
スキャナで読み取り電子データの形式で保存できる制度です。

＜電子帳簿保存法上の区分（イメージ）＞

スキャナ保存の対象となる書類は次のとおりです。

出典：国税庁HP「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」を加工して作成

スキャナ保存のメリットは？

書類を電子化することで、経理担当者のこれまでの悩みを解消でき、
業務の省力化につながります。

経理担当者のみなさまは、
こんなお悩みを抱えていませんか？

• 領収書などの書類の整理に時間がかかる
• 過去の証憑を探すのが大変
• 大量の書類の置き場所に困る

スキャナ保存を活用すると、
これらのお悩みが一気に解決します。

• 
  書類を整理する時間を減らせる
  紙で受け取った請求書や領収書等のファイリングは不要です。書類をスキャン、または、スマホで撮影して電子データとして保存します。
• 
  書類の保管場所が不要になる
  一定の要件の下、電子データで保存した書類は、原本を破棄できます。原本を破棄できるため保管場所や管理コストを削減でき、紛失リスクの軽減にもなります。
• 
  過去の書類をかんたんに探せる
  書類を電子化することで検索がより簡単になります。過去の取引を探す手間がなくなり、業務の効率化につながります。

スキャナ保存の要件は？

スキャナ保存を行うにあたっては、
真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。

例えば、

• タイムスタンプ付与
• 訂正または削除履歴の確保
• 検索機能の確保　など

が求められているということです。

手作業でこの要件を満たしていくのは大変なので、専用ソフトウェアにお任せするのがオススメです。

＜スキャナ保存の要件＞

要件	重要書類※1	一般書類※2
書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間(最長2カ月以内)を経過した後、速やか(概ね7営業日以内)に入力	〇
一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り	〇	〇
カラー画像による読み取り （赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）	〇	※グレースケールでの保存も可
タイムスタンプの付与	〇	〇
ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等）	〇	〇
入力者等情報の確認	〇	〇
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持	〇	〇
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け	〇	※グレースケールでの保存の場合、カラー対応の必要はなし
整然・明瞭出力	〇	〇
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け	〇	〇
検索機能の確保	〇	〇

保存体制によって一部の保存要件が省略される要件もあります。

• 決算関係書類以外の国税関係書類（一般書類を除く）をいう。
• 資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。

出典：国税庁HP「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」を加工して作成