電子取引 早わかりQ&A
対応編

電子取引データの保存に
どう対応すれば良いの？

「対象となる取引の洗い出し」と
「保存方法の決定」の
2つのステップがおすすめです。

ステップ1対象となる取引の洗い出し

まずは、取引先との間で受け渡ししている電子取引データを洗い出しましょう。
電子取引に該当する書類や電子取引データの所在について洩れなく把握することが必要です。

自社の業務フローと照らし合わせて、電子取引データを「誰から」「誰へ」「どのような書類」でやり取りしているのかを整理するのがオススメです。

ステップ2保存方法の決定

電子取引データの保存方法は、「専用のソフトウェアを利用」する方法と、「一定のルールを定めて任意のフォルダに保存」する方法の２つに分けられます。
電子取引の取引数が極めて少ない場合を除き、専用のソフトウェアを利用する方が、「保存要件の確保」や「事務負担の軽減」の観点からオススメです。

対応策①

保存要件を満たした
専用のソフトウェアを利用

対応策②

一定のルールを定めて任意のフォルダに保存

電子取引データの保存要件とは？

電子取引データを保存するにあたって、
保存要件が定められています。
保存要件とは、つまり電子取引データについて

• やり取りが実際に存在し（真実性）
• 必要な期間保存され（保存期間）
• 保存後も探しやすく（検索性）
• 見やすいかどうか（可視性）

が求められているということです。
手作業でこの保存要件を満たしていくのは大変なので、
専用ソフトウェアにお任せするのがオススメです。

＜電子取引データの保存要件＞

保存要件	要件	要否
真実性	システム概要書類の備え付け※1	change_history
	❶ 発信者側でタイムスタンプを付す方法	4方法の うち いずれか circle
	❷ 受信者側で速やかにタイムスタンプを付す方法※2
	❸ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は 訂正削除ができないシステムを利用する方法
	❹ 事務処理規定を設け正当な理由のない訂正削除を防止する方法
保存期間	法人7年間(欠損金繰越控除を受ける法人10年間)、個人5年間	circle
検索性	❶ 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先による検索	circle
	❷ 日付または金額の範囲指定による検索※3	change_history
	❸ 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索※3	change_history
可視性	見読可能装置(PC、ディスプレイ、プリンタ)の備付、整然・明瞭、速やかな出力	circle

• 自社開発のプログラムを使用する場合に限る。
• その業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかに(最長2ヵ月以内)
• 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は、検索要件のうち②、③の要件が不要となります。
  また、基準期間の売上高が5,000万円以下である小規模な事業者について、
  当該ダウンロードの求めに応じる場合は、検索要件の全て(①～③)が不要となります。

出典：TKC出版『Q&A 全事業者が対象！改正電子帳簿保存法により必要となる対応とは？』を加工して作成

どのような専用ソフトウェアを
利用すれば良いの？

JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」を取得している
ソフトウェアをご利用ください。

専用ソフトウェアを導入する場合は、JIIMA（公益財団法人日本文書情報マネジメント協会）の
「電子取引ソフト法的要件認証制度」を取得しているソフトウェアをご利用ください。

これは、電子取引データの保存の法的要件を満たしたソフトウェアだけが受けられる認証です。
JIIMAのサイトに認証済みソフトウェアが掲載されています。
ご確認ください。

「電子取引ソフト法的要件認証製品一覧」はこちら

JIIMAの認証を受けていないソフトウェアの場合、
電子取引データを正しく保存していると認められず
青色申告の承認取り消しとなる可能性もあるので気をつけましょう。

電子取引データの保存は会計ソフトがおすすめです！

電子取引データで取り扱う請求書や領収書等は、自社の経理業務と密接に関わっています。
このため、電子取引データの専用ソフトウェアを導入した結果、経理業務の負担が増えないか、事前によく確認しましょう。

例えば、電子取引データの請求書をクラウドサービスで保管する場合、

• 仕訳データを入力する手間が増えないか？
• 検索要件を確保するための追加入力が必要にならないか？（取引年月日、取引先名、取引金額等）
• 仕訳データから電子取引データの請求書等を探すのが大変にならないか？

等を確認しておかないと、かえって手間が増えてしまうかもしれません。

電子取引データを会計ソフトに保存することで、
証憑の整理・保存から、仕訳の計上、試算表の作成までを合理化します。