【ユーザー事例】目指すのは、コストと業務の最適化

政策課 政策班 班長 鎌田功紀 氏 / 主査 浅野智寛 氏 /主事 吉田尊貴 氏

住所
宮城県宮城郡利府町利府字新並松4番地
電話
022-767-2111
面積
44.89平方キロメートル
人口
36,207人(2018年5月31日現在)
URL
http://www.town.rifu.miyagi.jp/
宮城県利府町

コストや業務フローなど
従来の“常識”が変わった

──今年4月、基幹系システムが本稼働となりました。

浅野 昨今、クラウド化などICTが急速に進展しています。そうした中で、2001年から3回の更新を経て使い続けてきた基幹系システムのサポートが昨年度末で終了することとなり、これを機にいろいろなシステムを見てみようと情報収集を開始しました。
 TKCとの出会いは、仙台市内で開かれた「TASKクラウドフェア」に参加したのがきっかけです。その時の応対や展示されているシステムを見て、画面構成やユーザーの視点に立った操作性などに好印象を抱きました。

鎌田功紀 班長

鎌田功紀 班長

鎌田 TKCの評判を耳にすることになったのは、番号制度に伴うシステム改修です。どこの市区町村も国の補助額を超える改修費がかかっているものと考えていたのですが、県内でTKCシステムを利用する近隣の松島町と七ヶ浜町の話では、補助基準額内に収まっていると聞きました。その事実に驚くとともに、このことはシステムの刷新によるコスト削減効果を具体的に意識する出来事となりましたね。

──システム選定で重視した点は。

浅野 コスト面の改善と操作性です。従来のシステムは業務の利便性向上を優先してカスタマイズを重ねてきた結果、コストが高くなっていました。サーバー等の維持管理コストの面からも、クラウド型のパッケージシステムをノンカスタマイズで採用したいと考えていました。
 一方で、主に窓口業務で扱うシステムであることから操作性も重視しました。これまで他のシステムに触れたことがなかった職員へ多くの機会を提供するため、プロポーザル実施を公表する前にベンダー各社の協力を得てシステムセミナーを開催していただきました。これにより、本番のデモンストレーション審査では実務担当者がシステムごとの評価を細かく行うことができ、その結果、最終的に基幹業務(35業務)においてTASKクラウドの採用が決定しました。

浅野智寛 主査

浅野智寛 主査

──システムが変わり、業務面で何か変化はありましたか。

浅野 稼働して間もないですが、効果は徐々に表れていると感じています。最も大きな変化は、システム間のデータ連携の向上です。これまでは「住基・税」と「福祉」業務で異なるベンダーのシステムを利用していたため、外字などの情報がスムーズに連携できずに苦慮していましたが、システムが統一されたことで改善が図られました。

吉田 業務が劇的に変化したため逆に不安になることもあるようで、ある職員からは「データ連携されても、従来通り紙で情報を渡した方がいいのだろうか」という質問を受けました(笑)。

浅野 私たち電算担当としても、システム間のデータ連携のために毎月連携用媒体を作成していましたが、4月からはその手間もなくなりました。

吉田 業務の効率化など職員が“変化”を実感できるのは、年間業務を一通り経験してからになると思いますが、システムに関する問い合わせが減ったことを考えると、移行はひとまず成功だったと言えるのではないでしょうか。

吉田尊貴 主事

吉田尊貴 主事

──クラウド化に対する不安はありませんでしたか。

吉田 これまではサーバー等が並んで見た目は良かったのですが、不具合が起きると障害の切り分けが難しく、運用管理を重荷に感じていました。その点、クラウドとなったことでTKCがきちんと対応してくれるため安心です。

浅野 また、担当職員としてもシステムが刷新されたことで業務フローが大きく変わり、操作に慣れていないこともあって不安は多いと思います。その点でも、TKCが定期的に訪問して職員をサポートしてくれるので助かっています。これは今後もぜひ継続していただきたいですね。

他団体の成功例を採用できる
“全国共同利用型”に期待

鎌田 今回、「基幹系システムを刷新してどうなった」と熊谷大(ゆたか)町長から聞かれ、「自動車に例えると、これまでは中古の高級車を修理しながら乗り続けていたため、乗り心地は良いが燃費は悪くコストもかかっていたが、最新のハイブリッド車に乗り換えたイメージです」と答えました(笑)。

──それは分かりやすい(笑)。

鎌田 それでも期待感は大きい。未電算業務の電算化など、今後も住民ニーズによって市区町村がやるべきことは増えていくことが考えられます。それには、自治体間競争ではなく、相互に高め合える環境作りが大切ではないでしょうか。
 その点、TKCシステムはいろいろな団体の“ベストプラクティス”を標準機能として採用し、常にレベルアップを図っていく──そうした例は他に聞いたことがありません。これは、システムを利用する全ての市区町村にとって有効なことですよね。これからも密接なサポートを通じて多くの職員と会話し、その意見や要望を反映させながら、デジタル時代に即した“より良いシステム”へ進化し続けていくことを期待しています。