山田まゆみ課長

──これまでの情報化の取り組みについて教えてください。

山田　秦野市では、昭和４９年に電算処理を開始し、５７年にホストコンピューターを導入。現在まで、システムの運用や改修は職員が全て対応しています。

　ＴＫＣのサービスは、平成２１年に「ＴＡＳＫクラウド地方税電子申告支援サービス」を導入し、平成２５年１１月から「ＴＡＳＫクラウド課税資料イメージ管理サービス」（イメージ管理サービス）の利用を開始しました。

決め手はクラウドサービス

──イメージ管理サービス導入の狙いは。

山田　数年前から課税資料を電子的に管理するシステムの導入を検討してきました。その中で、ＴＫＣサービスの導入を決定した理由は３点です。

　一つには、当初課税業務の負担軽減です。秦野市では、給与支払報告書（給報）などの紙媒体での課税資料が７万件を超えています。当初課税業務の繁忙期に、職員がファイリングした資料を探す手間を省き、自席のパソコンでイメージデータを確認できることにより業務量の軽減につながります。

　二つ目は、資料の保管管理です。従来は課税資料を検索しやすいようにファイリングする、過年度分の資料の保管場所を確保する、など保管管理が大変煩雑でした。その点、イメージデータならばその煩わしさはありません。

　三つ目は、災害対策です。これまでの保管管理では、災害により資料の消失リスクも皆無とはいえません。イメージ管理サービスはクラウドサービスであるためリスク軽減につながると考えました。

前田　またクラウドサービスであれば、サーバーなどの機器の調達や設置場所の確保、保守対応などＴＣＯ削減に加え、情報システム担当課との調整も軽減されます。実際に、サービスの立ち上げでは職員の手が全くかかりませんでした。

　検索スピードにも違和感はありません。そのほかにも、電子申告支援サービスからイメージ管理サービスへダイレクトにｅＬＴＡＸデータを取り込むことができる点も見逃せません。

　ちなみに秦野市ではｅＬＴＡＸシステムを除くと、税業務ではイメージ管理サービスが庁内で初めて利用するクラウドサービスとなりますが、その効果が見込めたことが導入の決め手となりました。

──導入後、運用に変化はありましたか。

前田泰伸主任主事

高橋　今年は電子申告データの件数が増えたため前年との単純な比較はできませんが、課税業務の効率化・迅速化に非常に効果がありました。例えば、給報などの保管管理では、これまでホストコンピューターで付番した資料番号順に綴り、かつ特別徴収の事業所分は指定番号順に並べ替えていました。また、電子申告データや磁気媒体の給報も一旦紙に印刷してファイリングしていたため、臨時職員も含め総出で資料整理に当たっていました。それが今年は給報等を綴る必要がなく収納箱に保管するだけです。

　加えて、他団体への課税資料の回送にも効果的です。これまでは、個々の回送先団体へ手作業で資料を抜き出し郵送していましたが、今ではイメージ管理サービスで一括して対応できるため、便利になりました。

前田　そのほか、ホストコンピューターでの給報データの合算処理結果の確認にも有効でした。４月上旬には、イメージ管理サービスで一日３０００回のアクセス記録がありますが、これならば給報、確定申告書、公的年金等支払報告書（年報）など全て一括で見られるため効率よく確認できます。担当職員１０名で短期に集中して確認することが可能となりました。

導入を機にホスト連携も工夫

──サービス導入にあたり税務システムを改修されていますね。

高橋 淳主任主事

高橋　昨年１０月頃から税法改正に伴うホストコンピューターの税務システムを改修しました。これに併せてイメージ管理サービス対応の改修も行いました。その内容は３点です。まず、税務システムにイメージ管理サービスのキー情報となる「イメージ番号」を表示するために、データベースへこれを追加しました。また、税務システムから出力される各種エラーリストにイメージ番号を印字するようにしました。さらに、イメージ管理サービスで「住民番号」などでの検索を可能とするために、税務システムからキー情報の出力も行いました。これにより資料確認が迅速になりました。

前田　これは、イメージ管理サービス導入の検討段階から運用を見据えて考えていたもので、結果、当初課税業務でスムーズな運用が図れました。

　ＴＫＣからイメージ管理サービスの外部インターフェースが公開されているため、情報システム担当課では比較的簡単に改修できた、と聞いています。

──今後の予定を教えてください。

高橋　当初課税業務が終了し、これからは扶養調査の時期となります。イメージ管理サービスの給報データを利用した調査でも効率化を図りたいですね。また、収納担当課でも給報イメージデータの利用を検討しています。これで、収納担当者も自席のパソコンで照会できるようになり、庁内の業務連携も図れます。

前田　まだ稼働して１年目です。今後いろいろな機能を使い、新たな利用方法を検討していきます。ぜひＴＫＣさんも他団体の活用事例を紹介してください。

山田　当初課税は短期集中の業務です。いかに業務プロセスを見直すかが重要です。その点、イメージ管理サービスは今後増加する電子申告データを取り込め、効率的な照会も可能とするので、とても有効です。“正しい賦課業務と市民への説明責任”を果たすためにもイメージ管理サービスのさらなる活用を考えていきたいですね。