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TKC証憑ストレージサービス TDS 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証取得 証憑書類のスキャナ保存なら TKC CLOUD

制度要件対応表

  スキャナ保存制度に係る要件とTDSの対応について
  「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」（以下、規則）で定められてる要件と、TDSの対応は以下の通りです。

（根拠条文） スキャナ保存に係る要件の概要 TDSの対応
対応 対応内容
真実性の確保 規則第三条
   第五項イ、ロ
   第六項 		(1) 入力期間の制限
国税関係書類を作成又は受領後、電子保存するまでの期間に関する要件です。以下3種類から選択します。
  1. 早期入力方式（概ね7営業日以内）
  2. 業務処理サイクル方式（最大2か月と概ね7営業日以内）
  3. 適時入力方式（期間の定めなし。※一般書類（規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類）は選択できません）
入力方式に関係なく、保存できます。
規則第三条
   第四項
   第五項第二号イ
   第六項 		(2) 一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
国税関係書類をスキャンする機材に関する要件です。
  1. 原稿台と一体となったスキャナを使用すること。
    （平成29年1月1日以降、デジタルカメラやスマートフォンによる撮影も可能となります）
  2. 解像度が200dpi相当以上であること。
  3. 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること。
※1 証憑書類をスキャンし電子化したデータをTDSへ保存する際、解像度及び階調の情報を取得し、左記②③の要件を満たしているかチェックします。
規則第三条
   第四項
   第五項第二号ロ 		(3) タイムスタンプの付与
  • スキャン画像に対して、一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与する必要があります。
    受領者等が読み取る場合は、受領等後、署名の上読み取り、特に速やか（概ね3営業日以内）にタイムスタンプを付す必要があります。
TKCは一般財団法人日本データ通信協会が認定する「時刻認証業務認定事業者（TSA）」の認定を取得し、タイムスタンプを付与しています。
規則第三条
   第五項第二号ハ
   第六項 		(4) 読み取り情報の保存
  • スキャン画像の解像度、階調及び大きさに関する情報を保存します。
    受領者等が読み取る場合で、当該国税関係書類の大きさがA4以下であるときは、大きさに関する情報の保存は不要です。
証憑書類をスキャンし電子化したデータをTDSへ保存する際、解像度及び階調の情報を取得します。
規則第三条
   第五項第二号ニ 		(5) ヴァージョン管理
  • 保存データの訂正又は削除を行った場合、その事実及び内容を確認できる必要があります。
訂正削除履歴を保存します。また、訂正又は削除する前の画像を閲覧する機能を搭載します。
規則第三条
   第五項第三号 		(6) 入力者等情報の確認
  • 記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できる必要があります。
システムで操作ログを保存しています。各処理ステップの作業者はユーザIDにより管理できます。
規則第三条
   第五項第四号
   第六項 		(7) 適正事務処理要件
スキャナ保存業務に関する社内規定として求められる要件です。
  1. 国税関係書類の作成又は受領からスキャナでの読み取りまでの各事務について、相互に関連する各事務について、別のものが行う体制（相互けん制）
  2. 各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続き（定期的な検査）
  3. 処理に不備があると認められた場合、その報告、原因究明及び改善策を検討する体制（再発防止）
※2
  1. システムで操作ログを保存しています。各処理ステップの作業者はユーザＩＤにより管理できます。
  2. 保存済みのデータ検索機能により、定期的な検査を効率的に実施できます。
可視性の確保 規則第三条
   第五項第五号 		(8) 帳簿との相互関連性の確保
  • 国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と、当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項について、相互にその関連性を確認できる必要があります。
TKC統合型会計システム（FX5）との連携をはじめ、関連システムとの連携機能を搭載します。
規則第三条
   第五項第六号
   第六項 		(9) 見読可能装置の備付け等
保存済みの国税関係書類を閲覧するための機材に関する要件です。
  1. 最大径35cm以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備付けておくこと。
  2. 出力データについて、当該国税関係書類と同等に明瞭であること、画像の拡大又は縮小が可能であること等、出力要件を満たしていること。
※3 証憑書画像を画面表示又は印刷する際、画像を拡大又は縮小できます。
規則第三条
   第一項第三号
   第五項第七号 		(10) 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
  • システムの概要を記載した書類、そのシステムの開発に際して作成した書類、操作説明書、それらの保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備付けておく必要があります。
システムマニュアルを提供します。
規則第三条
   第一項第五号
   第五項第七号 		(11) 検索機能の確保
次の要件による検索ができることが求められます。
  1. 取引年月日その他の日付、取引金額その地主要な記録項目
  2. 日付又は金額に係る範囲指定
  3. 2項目以上の任意の記録項目を組み合わせ
要件で求められる検索項目のほか、任意の検索項目（勘定科目コード、部門コード等）登録し検索することができます。
※1：左記要件について、貴社でご利用のスキャナの仕様をご確認ください。
※2：社内規定のひな型をご提供予定です。
※3：左記要件について、貴社でご利用のディスプレイ及びプリンタの仕様をご確認ください。