【ユーザー事例】 課税資料の一元管理で業務効率向上へ

基幹系ソリューション「課税資料イメージ管理サービス」 > 静岡県裾野市

裾野市役所 総務部市民税課市民税係 係長 木原慎也氏 / 同係長 坂田幸洋氏

住所
静岡県裾野市佐野1059番地
電話
055-992-1111
面積
138.17平方キロメートル
人口
53,847人 (平成25年6月1日現在)
URL
http://www.city.susono.shizuoka.jp/

──これまでの情報化への取り組みについて教えてください。

木原 裾野市では、平成14年1月にホストコンピュータによる自庁処理からTKCのパッケージシステムへ移行しました。それは法制度改正に伴うシステム改修の軽減、業務の効率化、住民サービスの向上などを目的としたものです。その後も、他団体に先駆けて「手のひら静脈認証」や「プライベートクラウド」によるハウジングサービスなど最新技術の採用、情報セキュリティの強化へ積極的に取り組んできました。

坂田 当時、税務部門においても基幹税務システムと、関連する他社のサブシステムを併用していたため業務が煩雑となっており、システムの統合化が急がれていました。そこでパッケージシステムによる税務業務の効率化を目指しました。平成21年1月には、「TASKクラウド地方税電子申告支援サービス」も導入。いち早く電子申告受付サービスもスタートしました。

課税資料の電子化による三つの狙い

──平成25年1月より、給与支払報告書や所得税確定申告書などの課税資料をイメージ化してデータセンターで安全に保管管理する「TASKクラウド課税資料イメージ管理サービス(イメージ管理サービス)」を導入されました。その狙いについて教えてください。

木原 導入の狙いは3点です。まず、「当初課税業務の効率化」です。裾野市では、給与支払報告書や公的年金等支払報告書、所得税確定申告書など課税資料約5万枚を処理しています。eLTAXの推進および所得税確定申告書等のデータ連携(国税連携)の普及により約1万5000枚が電子化されましたが、いまだ紙で提出される課税資料(原票)が多く、これと突き合わせての課税処理や転記ミスの確認に手間がかかり、業務効率化が必要と判断しました。

 二つ目は「個人情報保護の強化」です。これまでの課税業務では一定期間、原票を事務スペースに置いての作業を余儀なくされていました。その点、イメージ管理サービスですべての課税資料を電子化することで、原票を速やかに保管管理できます。これにより機微な情報の漏えいなどを防止できます。

 三つ目は「リスクの回避」です。原票を庁内に、電子化された課税資料のイメージデータをデータセンターへ分散保管することで、自然災害等による課税資料の喪失リスクを回避できると考えました。

 ほかにも、クラウドサービスのため「業務継続性の確保」はもちろん、サービスを利用するために新たなサーバの調達が不要であること、システムの運用・管理が容易である点──なども導入の決定要因となりました。

──導入までの留意点などありますか。

木原 原票を庁外で管理するため安全確保に留意しました。裾野市では、個人情報保護条例に基づき個人情報保護審査会が設置され、イメージ管理サービスについても審議を受けました。システムの導入により裾野市民の個人情報が喪失、漏えいのリスクにさらされることが決してないよう、審査会の厳格な審査を通して問題点を洗い出し、指摘のあった点については改善を行いました。

システムで課税処理プロセスを改善

──導入効果はいかがでしたか。

坂田 課税業務で手間がかかるのが、原票の整理です。昨年までは、給与支払報告書などの原票を管理するために仕分けやナンバリング、簿冊への綴じ込み、補記作業、補修作業に相当の時間を費やしていました。今年は、イメージ管理サービスを導入したことで、原票をスキャンニングしイメージデータとして管理することを考慮し、原票整理の手順を見直して大幅に簡略化しました。

 昨年までの課税処理では、「TASKクラウド申告受付支援システム」で各種条件から該当者を抽出し、給与支払報告書などの原票を点検しながら修正入力を行っていました。そのため、該当者の簿冊を持ち運び、その中から原票を探すのに手間と時間がかかっていました。今年からは、イメージ管理サービスへ一元的に取り込んだ課税資料データ(原票やeLTAXおよび国税連携データ、電子媒体から生成された帳票イメージ)を直接検索・照会ができるようになったので、業務効率が格段に上がりました。具体的には、該当者リストに基づき、給与支払報告書の合算漏れや扶養親族の特定などのチェックを行う際に、該当データをイメージ管理サービスで検索・照会しています。自席でボタン一つで照会できるのと、印刷もすぐにできるのは非常に便利です。さまざまなチェックで、同じ給与支払報告書を5~6回見ることもざらにありますから、大幅な事務改善になりました。

木原 加えて、システム導入にあわせ、ディスプレイを一人2台体制としました。これは、申告受付支援システムとイメージ管理サービスの二つのシステムを切り替えることなく運用することで、一層の効率を高めようと工夫したものです。

坂田 毎年、ベテラン職員が中心となって当初課税業務の改善や手順の見直しを行っています。今年はイメージ管理サービスの活用を前提として、旧来の当初課税業務の手順を見直しましたが、実際の業務では試行錯誤する場面もありました。そこで経験の浅い職員でも簡単に業務が行えるよう、TKCには効率的な業務プロセスを誘導するナビゲーション機能を追加してもらえればありがたいですね。

──今後の計画について教えてください。

木原 市民税課では、申告受付、課税資料の収集、課税計算、納税通知書発布の一連のプロセスに加え、イメージ管理サービスの導入により課税資料の保管管理もシステム化し、想像していた以上の成果を得ることができました。今後も公正な課税のためさらなる業務改善を進めていきたいと思います。