【ユーザー事例】コンビニ活用で、住民サービス向上と効率化を実現

公共施設案内・予約システム > 沖縄県那覇市

企画財務部 情報政策課 主幹 伊覇 太 氏 / 主事 中山 淳 氏
建設管理部 公園管理課 主幹 屋比久尚也 氏 / 技師 瀬長有志 氏

住所
沖縄県那覇市泉崎1丁目1番1号
電話
098-867-1111
面積
39.57平方キロメートル
人口
324,301人(平成29年1月末現在)
URL
http://www.city.naha.okinawa.jp/
那覇市は、人口32万人を有する沖縄県の政治・経済・文化の中心地である。古くから港湾を発展させ、海外との交流が盛んで、琉球王国が栄え華ひらいた歴史を持つことでも知られている。琉球王国の歴史・文化の象徴である首里城(写真)は、2000年12月に世界遺産に登録されている。

──始めに施設案内・予約システムの利用状況について教えてください。

伊覇 那覇市では、2005年9月よりTKCの「公共施設案内・予約システム」を導入し、現在市内の14施設を対象として管理・運用しています。さらに2010年からは、市内の証明書自動交付機を活用して施設利用料を収納する、全国初となるサービスを開始しました。支払い方法の多様化に対応することで、利用者が料金支払いのためだけに市役所に来庁する必要がなく、また開庁時間に縛られることがなくなったため、非常に好評でした。

屋比久 例えば、当市の公園では市外の方の利用者も多く、中には県外の方が旅行で訪れた際にテニスやサッカーをするためにシステムを利用されるケースもあります。

交付機に替わる収納サービスを

伊覇 太 主幹

伊覇 太 主幹

屋比久尚也 主幹

屋比久尚也 主幹

──そのような中、施設利用料のコンビニ収納サービスを導入された理由は

伊覇 きっかけとなったのは、証明書コンビニ交付サービスの導入です。これに伴い、市内5カ所に設置している証明書自動交付機の廃止が決まっていたため、好評だったこれまでの証明書自動交付機に替わる料金収納サービスを考える必要がありました。
 そこで検討したのが、コンビニエンスストアを活用した料金収納(コンビニ収納)でした。実際に委員会等を立ち上げて導入のメリットを考えたところ、①利用できる場所がこれまでの自動交付機に比べ格段に多くなる(5カ所6台から市内だけでも100店ほどに)②利用料の納付時間帯が拡大する(24時間365日納付可能に)──ことから、住民サービスのさらなる向上につながると考え、導入を決めました。

──導入にあたって課題となった点は。

瀬長 コンビニ収納代行会社に支払う手数料を誰が負担するのかという課題はありましたが、一人でも多くの市民に「コンビニ収納」という便利な支払いシステムを利用していただきたいと考え、市が手数料を負担する形としました。

屋比久 これには、コンビニ収納を選択した理由の一つに「職員の業務量を減らし、効率化を図る」という面があったことも関係しています。市が手数料を負担しても、それ以上に窓口業務にかかるコストを削減することができれば、メリットがあると考えました。

──導入までの流れは。

伊覇 システムの契約更新時期でもあったため、コンビニ収納の導入を要件に入れ、プロポーザル形式で複数社の提案を受けました。選定では、システムの使い勝手や金額なども含め総合的に判断した結果、TKCのシステムを継続して利用することになりました。

瀬長 導入後は、市民の方から「システムのアイコンなど見やすくてよい」「システムの操作も容易である」という声が多く聞かれました。

伊覇 それ以外に評価のポイントとなったのが、クラウドサービスであるという点です。施設予約のように市民とやり取りするシステムでは、セキュリティーの観点からも、現時点ではクラウド以外の選択肢は考えにくいと思っています。

支払いの9割がコンビニに

――サービスの導入効果は。

瀬長有志 技師

瀬長有志 技師

中山 淳 主事

中山 淳 主事

瀬長 2016年4月からサービスを開始しましたが、市内だけでも支払い可能なコンビニが100店舗程あることから、「家の近くに支払える場所があるので楽になった」という声が聞かれました。また、市外の利用者についても、施設の利用前にわざわざ那覇市まで出向くことなく、最寄りのコンビニで利用料を支払えるため、より便利になったのではないでしょうか。

中山 実際、コンビニ収納が可能な施設において利用割合を集計したところ、2016年11月にはコンビニでの支払いが約90%と非常に多くの方に利用されていることが分かります。

屋比久 さらに、利用時間帯についても、ある月では22時~翌日9時までの夜間の時間帯にコンビニ収納全体の30%が利用されています。このことからも、利用者が自身の都合で支払場所や時間を決めて利用できるのは大きなメリットとであると言えますね。
 また、施設の利用許可書を電子ファイル化してスマートフォンでも確認できるようにしました。コンビニでの支払い後に予約が確定し、確認可能となります。支払い業務に加え、紙の許可書の発行も不要となったことから、窓口業務の効率化や業務縮減を図ることができ、運用面でもプラスになっています。

伊覇 今回、身近なコンビニを活用するサービスを導入したことで、市民の利便性向上と業務の効率化を図ることができました。今後も市民のニーズを第一に考え、本システムが安心、安全に利用できることを前提に、那覇市に合うサービスを検討していきたいと思います。